Es día 15, falta menos de una semana para presentar el IVA del trimestre y tu gestor te pide las facturas de gastos. Empieza la búsqueda: unas están en el correo, otras en un WhatsApp del proveedor, alguna impresa en la furgoneta y otra que juras que te llegó pero no aparece.
Casi nadie odia teclear cuatro datos de una factura. Lo que de verdad cansa es perseguirlas.
El problema no es la factura, es encontrarla
Las facturas de tus proveedores llegan cada una por su lado y en su momento. Si no las guardas en cuanto llegan, se acumulan en la bandeja de entrada entre publicidad y correos de clientes. Y cuando las necesitas, toca rebuscar.
Además, no es solo cosa del trimestre. Hacienda obliga a conservar las facturas recibidas, con carácter general, durante cuatro años. Tenerlas repartidas por el correo, el móvil y un cajón no ayuda.
Cómo funciona: una dirección de correo solo para facturas
Las facturas de proveedor pasan a tener una sola puerta de entrada, y lo que entra por ella acaba directamente en tu programa de gestión.
Paso a paso
- Tienes una dirección de correo para facturas de compra. Es una dirección más, no tienes que cambiar la tuya.
- Les pides a tus proveedores habituales que te manden las facturas ahí. Y las que te sigan llegando a tu correo de siempre, las reenvías a esa dirección.
- Cada correo con la factura en PDF crea una factura de proveedor en borrador, con el PDF adjunto. No descargas nada, no renombras archivos y no los subes a ningún sitio.
- Abres el borrador y lo revisas con el PDF al lado. Compruebas o completas el proveedor, la fecha, los importes y el IVA, y la confirmas.
- Ya está en tu contabilidad. La factura queda registrada, con su PDF, y la ves en tus gastos y en lo que tienes pendiente de pagar.
Un ejemplo
Ejemplo inventado para ilustrar el proceso. Marta tiene una tienda de ropa en Sueca y trabaja con seis proveedores. Les ha pedido a todos que manden las facturas a la dirección nueva. Los lunes por la mañana abre el programa, ve los borradores de la semana con su PDF y los repasa en diez minutos con el café. A final de trimestre ya no busca nada: está todo dentro.
Por qué la revisas tú (y por qué no es un problema)
El programa crea la factura en borrador y le adjunta el PDF, pero los datos los revisas tú: quién la emite, la fecha, la base, el IVA y el total. No hay un sistema que los lea y los rellene por su cuenta.
En la práctica pesa poco. Hay programas que leen los datos de forma automática, pero incluso con ellos conviene revisar cada factura antes de darla por buena: un IVA mal leído acaba en el modelo 303. Lo que más tiempo te quita no suele ser escribir cuatro cifras con el PDF delante, sino encontrar ese PDF.
Qué ganas
Ninguna factura se queda perdida en el correo. Todo lo que llega a esa dirección aparece en el programa, esperando a que lo mires.
El PDF y el apunte van juntos. Si dentro de dos años alguien te pregunta por una factura, la buscas por proveedor o por fecha y la tienes con su documento original.
Y a final de trimestre no hay que buscar nada. Tanto si presentas tú los impuestos como si lo hace tu gestoría, las facturas de gastos ya están en un solo sitio.
Lo que no hace
No lee la factura por ti: los datos se revisan y se confirman a mano.
Funciona con facturas que llegan en PDF. Si un proveedor te da la factura en papel o te manda una foto del ticket, la escaneas o la subes tú al programa.
Tampoco puede obligar a tus proveedores. Si alguno sigue mandando las facturas a tu correo de siempre, te tocará reenviarlas. Cuesta un segundo, pero hay que acordarse.
Cómo te ayuda OdooDC
En OdooDC trabajamos con Odoo Community. Te dejamos configurada la dirección de correo para tus facturas de proveedor y te enseñamos a revisarlas y confirmarlas con tu propio negocio delante. Y si te atascas, nos llamas o nos escribes por WhatsApp y te atiende una persona que conoce tu caso.
Si tu empresa recibe muchas facturas o tiene un circuito de aprobación (quien compra no es quien paga), montamos Odoo en un servidor solo para vosotros y adaptamos el proceso a vuestra forma de trabajar.
Escríbenos por WhatsApp al 637 52 24 71 y te lo enseñamos funcionando. Los planes están en odoodc.com/pricing.
Preguntas frecuentes
¿Tengo que cambiar mi dirección de correo?
No. La dirección de facturas es una más. Sigues usando tu correo de siempre y reenvías a la nueva lo que te llegue ahí.
¿El programa rellena los datos de la factura?
No. Crea la factura en borrador con el PDF adjunto y tú revisas y completas el proveedor, la fecha y los importes antes de confirmarla.
¿Y si el proveedor me da la factura en papel?
La escaneas o le haces una foto, y la subes al programa. Queda igual de guardada que las que llegan por correo.
¿Cuánto tiempo tengo que guardar las facturas que recibo?
Según la Agencia Tributaria, las facturas recibidas se conservan, con carácter general, durante el plazo de prescripción, que es de cuatro años. Hay casos en que el plazo es mayor, así que si tienes dudas, pregúntale a tu asesor.
Y si quieres agilizar también la parte de ventas, lee Presupuestos que tu cliente firma desde el móvil.
Contenido informativo; no es asesoramiento fiscal, contable ni legal.
Fuentes: Agencia Tributaria: obligación de conservar las facturas · Documentación de Odoo 16: facturas de proveedor